سیستم کنترل داخلی یک سازمان

تعریف سیستم کنترل داخلی :
ساختار کنترل داخلی یک سازمان شامل سیاستها و روشهایی است که برای تأمین اطمینان نسبی ازدستیابی به هدفهای سازمانی به وجود می آید . اطمینان نسبی بدان معنی است که هیچ ساختار کنترل داخلی ایده آل نیست و مخارج کنترل داخلی یک واحد تجاری نباید بیش از منافع مورد انتظار آن باشد این منافع شامل : توانایی ساختار کنترل داخلی ، برای :

1- حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن ، تقلب و استفاده نادرست (کنترل داخلی حسابداری)
2- افزایش دقت وقابلیت اتکاء مدارک حسابداری (کنترل داخلی حسابداری)
3- تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها (کنترل داخلی اداری)
4- ارزیابی کارآیی (کنترل داخلی اداری)

به طور خلاصه ساختارکنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونه ای که بایدعمل می کند .
هر سیستم یا مجموعه ای از کنترل ها اعم از مالی و غیر مالی که برای دستیابی به اطمینانی منطقی از تحقق موارد زیر بر قرار می شود:
1- اثر بخش و کارآمد بودن عملیات

2- قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
3- رعایت قوانین و مقررات
دلائل استفاده از سیستم کنترل داخلی:

1- واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود. از این رو کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ضروری است .
2- واحد های اقتصادی دارای الزامات قانونی میباشند که باید به آنها عمل شود . از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت این گونه الزامات قانونی برقرار نمایند .

عناصر تشکیل دهنده کنترل داخلی:
1- بررسی موثر و کارآمد توسط مدیریت غیر اجرایی
2- وجود سیستم کنترل مدیریتی شامل تعیین و تدوین هدف ها و برنامه ها – نظارت و سرپرستی یا کنترل مسائل مالی و همچنین اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی
3- وجود سیستم ها و روشهای کنترل مالی و عملیاتی شامل محافظت از دارایی ها – تفکیک وظایف – روش های صدور مجوز و تصویب و سیستم های اطلاعاتی
4- وجود یک واحد حسابرسی داخلی که طبق اصول و استاندارد های حسابرسی داخلی فعالیت کند

هدفهای کنترل داخلی و حسابرسی داخلی:
سیستم کنترل داخلی به منظور اطمینان یافتن از موارد زیر استقرار می یابد :

1مؤثر محسوب نمی شود .
نکته دوم : شناخت از سیستم حسابداری :
حسابرسان برای شناخت از سیستم حسابداری باید اولاً : انواع عمده معاملاتی را که واحد تجاری انجام می دهد شناسایی کند . ثانیاً : حسابرسان باید با نحوه انجام شدن معاملات شامل چگونگی شروع این معاملات مدارک حسابداری مربوط و نحوه پردازش این معاملات آشنا شویم و ثالثاً : حسابرسان باید روش گزارشگری مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی شامل نحوه افشاء و تعیین برآوردهای حسابداری را شناسایی می کنند .
– آشنایی با روش گزارشگری : روش گزارشگری مانند استفاده از روش مناسب برای تهیه گزارشهای مالی در جهت رسیدن به هدف گزارشگری ثابت و قطعی است . مثلاً تهیه سود و زیان شرکت که می توان از روشهای مختلف استفاده کرد .
نکته 1- چرخه های معاملات در هر شرکت به نوع و ماهیت فعالیتهای تجاری آن بستگی دارد . برای مثال یک بانک چرخه تولید ندارد و اما هم چرخه وام واعتبار و هم چرخه سپرده های دیداری دارد .

نکته 2- حسابرسان ممکن است چرخه های معاملات یک شرکت را به گونه های متفاوتی تعیین کند . برای مثال چرخه فروش و وصول وجوه حاصل از فروش می تواند به چرخه های جداگانه 1- پردازش و ثبت فروشهای نسیه و 2- دریافت و ثبت وجوه نقد تقسیم شود .
هدف اساسی در تقسیم کل سیستم کنترل داخلی به چرخه های معاملات این است که حسابرسان بدین ترتیب می توانند توجه خود را در آن دسته از کنترل های داخلی متمرکز کنند که بر قابلیت اتکاء اقلام خاصی از صورت های مالی اثر دارد .

منابع کسب اطلاعات درباره کنترل های داخلی :
1- مرور و بررسی کاربرگ های سالهای گذشته
2- گزارشها ، کاربرگها و برنامه های حسابرسی حسابرسان داخلی
3- پرسشنامه کنترلهای داخلی
4- شرح نوشته سیستم کنترل داخلی
5- نمودگر سیستم کنترل داخلی
توضیحات موارد بالا :

توضیح مورد 3- پرسشنامه کنترلهای داخلی : قدیمی ترین شیوه توصیف یک سیستم کنترل تکمیل پرسشنامه استاندارد کنترلهای داخلی است . پرسشنامه کنترلهای داخلی عموماً حاوی سوالات متعددی در مورد چرخه معاملات گوناگون شرکت می باشد .
مزایای پرسشنامه کنترل داخلی :

1- پاسخ خیر در پرسشنامه کنترل داخلی به معنای وجود نقطه ضعف در آن سیستم می باشد .
2- تمایز بین ضعف های عمده و جزئی کنترل
3- ذکر منابع اطلاعات مورد استفاده در پاسخگویی به پرسشها
4- ثبت توضیحات در مورد نقاط ضعف کنترلهای داخلی
معایب :

1- انعطاف ناپذیری آن
2- به جهت انعطاف ناپذیری نمی توان وضعیت هایی را مشخص کرد که در آن قوت یک کنترل داخلی سبب جبران ضعفی در سیستم شود .
شرح نوشته سیستم کنترل داخلی :
تعریف شرح نوشته : شرح نوشته معمولاً جریان هر یک از چرخه های عمده ی معاملات را دنبال می کند و مجریان کارهای مختلف مستنداتی که تهیه می شود مدارکی که تنظیم می گردد و تقسیم وظایف را مشخص می کند .
نمودگر سیستم کنترل داخلی :

امروزه بسیاری از مؤسسات حسابرسی نمودگر سیستم رابرای درک سیستم پردازش اطلاعات صاحبکار و کنترل های داخلی مربوط به آن مؤثرتر از پرسشنامه یا شرح نوشته می داند .نمودگر سیستم یک نمودار است . یعنی نمایش تصویری یک سیستم یا یک سری روش که در آن هر روش به ترتیب و در جای خود نشان داده می شود .
مزایای نمودگر :

1- ارائه تصویری روشن تر و دقیق تر از سیستم صاحبکار
2- ساده بودن به روز کردن نمودگر در حسابرسی های بعدی
معایب :

عیب احتمالی نمودگر این است که ضعف های سیستم کنترل داخلی را به روشنی پرسشنامه مشخص نمی کند . در حقیقت نمودگر سیستم را به روشنی مجسم می کند .در حالی که پرسشنامه یادآور کنترل هایی است که باید در سیستم وجود داشته باشد .
آزمون شناخت سیستم :
حسابرسان پس از تشریح سیستم کنترل داخلی در کاربرگ های خود مورد استفاده بودن سیستم را ازطریق اجرای آزمون شناخت سیستم در مورد هر یک از چرخه های معاملات بازبینی و تأیید می کند.اصطلاح آزمون شناخت سیستم به معنای ردیابی یک یا چند معامله در طول مراحل هرچرخه معاملات است .
هدف اولیه از آزمون شناخت سیستم ، آزمایش کامل بودن کاربرگ های حسابرسی است نه قابلیت اتکاء روشهای کنترل صاحبکار .
فرآیند دوم حسابرسی :

برآورد احتمال خطر کنترل و طراحی آزمون های اضافی کنترل ها
هدف اصلی حسابرسان در این مقطع تعیین این است که کدام یک از کنترل های داخلی ارزش آزمون های اضافی را دارد. اصولا این برآورد اولیه و طراحی آزمون ها شامل مراحل زیر است :.

1- شناسایی انواع اشتباهات و تخلفاتی که می تواند در صورت های مالی صاحبکار رخ دهد .
2- ارزیابی این که روش های کنترل داخلی صاحبکار آن چنان طراحی شده است که هدف های کنترلی مربوط به پیشگیری از رخ داد این گونه اشنباه ها و تخلفات را برآورده می سازد .
3- برآورد احتمال خطرکنترل مربوط به انواع مختلف اشتباه ها و تخلفات بر اساس طرح ساختار کنترل داخلی و نتایج آزمون هایی که ضمن کسب شناخت از این طرح انجام شده است .
4- شناسایی هر کنترل دیگری که با آزمون آن بتوان سطح برآورد شده احتمال خطر مربوط به انواع بخصوص اشتباه ها و تخلف ها را کاهش داد .
اجرای آزمون های اضافی کنترل ها :

آزمون کنترل ها می تواند از طریق پرس وجو از کارکنان صلاحیت دار صاحبکار، بازرسی از مدارک و شواهد ، مشاهده نحوه عمل سیاست ها یا روش های حسابداری و اجرای مجدد کاربرد سیاست یا روش توسط حسابرسان آزمون شود .
– برآورد مجدد احتمال خطر کنترل و طراحی آزمون های محتوی :
حسابرسان تنها پس از این ارزیابی مجدد از احتمال خطر کنترل در شرایطی قرار می گیرند که بتوانند یک برنامه حسابرسی کاملا متناسب با کار حسابرسی را بنویسند .
چک لیست راهنمای ارزیابی :

چک لیست راهنما ، چک لیست یا فرم استانداردی است که حسابرسان را هنگام اتخاذ یک تصمیم یاری می رساند و از مورد توجه قرار گرفتن کلیه اطلاعات یا تلفیق آنها اطمینان می دهد .چک لیستهای راهنما از طریق کاهش پراکندگی در قضاوت های حسابرسان سبب افزایش انطباق رسیدگی ها با ضوابط مؤسسه در حرفه می شود.
کنترل داخلی در شرکتهای کوچک :

طبیعی است که کنترل های داخلی در شرکتهای بزرگ به جهت تقسیم وظایف از شرکتهای کوچک (شرکت هایی که اصولاً جدایی مالکیت ازمدیریت به سختی امکان پذیر است) کامل تر و جامع تر است به همین دلیل حسابرسان در برخورد با کنترل داخلی با شرکتهای کوچک به دنبال سیستم کنترل داخلی پیشرفته نیستند . در حقیقت حسابرسی در شرکتهای کوچک بیشتر مبتنی بر آزمون های محتوی است تا آزمون های کنترل .صاحب شرکت می تواند با انجام دادن یک سری از کنترل های زیر روشهای کنترلی موجود در شرکت خود را مؤثرتر کند :

1- یادداشت روزانه جمع نوار ماشین صندوق
2- تهیه ماهانه صورت مغایرت بانکی
3- امضاء کلیه چک ها و علامت گذاری مدارک ضمیمه آن
4- تأیید کلیه ثبت های دفاتر
5- بررسی دقیق صورتهای مقایسه ای